Aktualności

A po trzecie (S) sprzątanie?

Czyli jak 5S- narzędzie do eliminacji marnotrawstwa, sprowadzić do przykrego obowiązku porządkowania  stanowiska pracy.


Narzędzie to często uchodzi za najprostsze, do wdrożenia od ręki,  a jednak kiedy pytam o 5S różnych w firmach, słyszę z wielkim rozczarowaniem w głosie, że po próbie wdrożenia nie przetrwało. Czy to znaczy, że pracownicy nie potrafią utrzymać porządku na swoim stanowisku i trzymać się standardów?

WSZYSTKO Z POWODU „S”


Metoda 5S to efekt wielu lat doświadczeń japońskich firm. Zasady 5S nawiązują do filozofii życia Japończyków,
a firmy z sukcesem zaczęły stosować meto-dę po II wojnie światowej. W latach 90. 5S zaczęło być popularne również poza grani-cami Japonii. Nazwa pochodzi od pięciu japońskich słów, określających poszczegól-ne elementy tej metody: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke.
Ze względu na dużą popularność 5S i sto-sowanie go na całym świecie, w każdym języku starano się tłumaczyć te kroki tak, alby odpowiedniki tych słów również za-czynały się na literę S. Tak więc z angiel-skiego mamy: sort, straighten, sweep, stan-dardize, sustain, z niemieckiego: sortieren, systematisieren, säubern, standardisieren, selbstdisziplin, a w języku polskim tłuma-czymy: sortowanie, systematyka, sprzątanie, standaryzacja, samodyscyplina. Pojawiło się słowo sprzątanie, które powszechnie zdo-minowało znaczenie metody 5S. Takie tłumaczenie znaczenia tego kroku tylko wspomogło jego prostą interpretację. W wie-lu miejscach opisujących 5S możemy prze-czytać o 3S: „weź szczotkę, miotłę wodę i płyny, posprzątaj swoje miejsce pracy, narzędzia i maszyny”. Potem rozważamy, dlaczego 5S nie zagrzało u nas miejsca, a pracownicy nie widzą w tym wartości, tylko porządkowanie. Często porażkę wdrożenia umacniają jeszcze audyty 5S, które mają długą listę pytań i ujemne punkty za odłożenie długopisu nie w to miejsce, które oznaczono pracownikom kolorową taśmą. W takiej sytuacji możemy być pewni, że bez zmiany podejścia kolejna próba ponownego wdrożenia 5S nie tylko skończy się porażką, ale też spotka się z ogromnym oporem pracowników. Odnoszenie 5S tylko do sprzątania, to bardzo wąskie podejście i jednocześnie umniejszające sile tej metody, bo nie oddaje jej duże-go potencjału. Nie bez powodu 5S znalazło się w podstawowych narzędziach szczupłe-go zarządzania. Jest to doskonałe narzędzie do eliminowania szeroko rozumianego marnotrawstwa, co jest podstawą Lean Management. W firmach wdraża się je jako jedne z pierwszych, nie dlatego, że zapewnia czystość i porządek na stanowiskach, ale dlatego, że angażuje wszystkich pracowników, szczególnie tych najniższego szczebla, w proces ciągłego doskonalenia. Jak zatem podejść do wdrożenia 5S, żeby zafunkcjonowało i było wartością dla pracowników, żeby chcieli je stosować?

RYSUNEK 1. Typy marnotrawstwa (8 typów muda)
Źródło: Opracowanie własne

5S- 5 STEPS

Punktem wyjścia do wdrożenia 5S powinno być wcześniej wspomniane marnotrawstwo (z jap. muda), w końcu lean uszczupla nasze procesy o wszelką mudę. Jeśli na naszą pracę zaczniemy patrzeć przez pryzmat 8 typów marnotrawstwa, które się pojawiają, to 5S idealnie przeprowadzi nas przez eliminację wszystkiego co nie dodaje wartości. 5S ma zapewnić produktywność, bezpieczeństwo w miejscu pracy oraz wpierać w ciągłym doskonaleniu tych elementów. Celowo nie pojawią się tu nazwy kroków tłumaczone jakkolwiek z języka japońskiego, za to pojawi się opis i interpretacja wykonania każdego z pięciu kroków.


KROK 1.  IDENTYFIKACJA MARNOTRAWSTWA NA STANOWISKU

Pierwsze działanie to uświadomienie sobie, że na naszym stanowisku jest marnotrawstwo i zidentyfikowanie jakiego typu ono jest. Czy na moim stanowisku jest dużo zbędnego ruchu? Czy może pojawiły się dziś w mojej pracy jakieś błędy? To pomoże nam w wyeliminowaniu NVA, czyli czynności nie dodających wartości na naszym stanowisku. Świetnie sprawdza się tu Ka-mishibai, które w swojej prostocie stosowania, może wesprzeć w codziennym poszukiwaniu mudy i eliminowaniu jej. Karty Kamishibai, które stosujemy w swojej pracy, pomagają nam nazwać mudę, która się pojawia, a to podstawa do dalszego działania. Kiedy organizacja jest na początku swojej leanowej drogi, a pracownicy nie mają jeszcze zbyt dużej świadomości o tym, co jest zbędne w ich pracy, a co nie, konieczne jest wsparcie ze strony liderów. Jak mogą pomóc liderzy? Poprzez tzw. muda walk- czyli spacery w poszukiwaniu marnotrawstwa, wspierając tym samym pracowników w poszukiwaniu i uświadamiając ich jakiego typu marnotrawstwo u nich występuje i jak sobie mogą z nim radzić.

RYSUNEK 2. Karty Kamishibai Muda
Źródło: Opracowanie własne

KROK 2. ORGANIZACJA STANOWISKA BEZ MUDY

Kiedy udało nam się już wyeliminować zidentyfikowane marnotrawstwo, należy zorganizować stanowisko bez mudy. Jeżeli uznaliśmy np. że na naszym stanowisku jest dużo zbędnego ruchu, to zorganizujmy je sobie tak, żeby priorytetowe rzeczy, były w zasięgu ręki, żeby stanowisko było ergonomiczne. A co z czynnościami NNVA, czyli niezbędnymi niedodającymi wartości? Krok drugi 5S to również ograniczenie tych czynności. Jeśli na stanowisku muszę utrzymywać zapas, to niech on nie będzie w takich ilościach, jakie zmieszczą się na stanowisku, ale ograniczmy je tylko do niezbędnego minimum. Wesprą nas w tym zakresie narzędzia takie jak akrusz A3, czy PDCA. Często firmy decydują się na organizację tzw. Kaizen day, czyli czasu, który jest przeznaczony tylko na doskonalenie i poszukiwanie rozwiązań.


KROK 3.  ELIMINACJA ŹRÓDEŁ MARNOTRAWSTWA

Doszliśmy właśnie do kroku, który sprowadzony wyłącznie do czyszczenia i sprzątania stanowiska, potrafi spowodować, że pracownicy skojarzą 5S tylko z porządkiem. Jeśli muda, mimo jej wyeliminowania, nam powraca, np. ciągle pojawiają się błędy, należy poszukać samego źródła ich występowania i oczywiście je wyeliminować. Być może przy zmianie procesu, produktu nie wszystko zmieniliśmy w instrukcjach? Może gdzieś są nieścisłości i to generuje nam błędy? Seiso, czyli trzecie „s” w japońskim to w dosłownym tłumaczeniu- schludny, a więc zadbany. Dlatego miejsce pracy po-winno być na tyle zadbane, żeby wszelkie źródła marnotrawstwa nie miały tam miejsca. Zazwyczaj do odkrycia przyczyn źródłowych potrzebne są głębsze poszukiwania i tu z pomocą może przyjść Diagram Ishikawa, 5 Why czy też drzewo przyczyn.


KROK 4. UTRZYMANIE WYPRACOWANYCH ROZWIĄZAŃ

Japońskie seiketsu czyli sukces. Co będzie stanowić o sukcesie wdrożenia? Zarówno w 5S jak i we wdrożeniu innych narzędzi będzie to standaryzacja. Standaryzacja przede wszystkim pomaga w utrzymaniu wypracowanych rozwiązań. Jeżeli pozbyliśmy się marnotrawstwa z naszego stanowiska, wie-my jak zapobiegać jej powracaniu – ustandaryzujmy to. Zapewni nam to również powtarzalność, co bezpośrednio wpływa na produktywność, a przecież celem 5S jest mi.in. zapewnienie wysokiej produktywności. W tym kroku wykorzystujemy karty standaryzacji wszelkiego rodzaju, czy to karty standaryzacji pracy, procesu przezbrojenia, ale również OPL (One Point Lesson- jedno-punktowa lekcja) czy APP (Arkusze Podziału Pracy).

RYSUNEK 3. Istota standaryzacji
Źródło: Opracowanie własne

KROK 5. CIĄGŁE DOSKONALENIE

Fakt, że udało nam się wyeliminować marnotrawstwo, a nawet jego źródła, nie oznacza, że ta muda nigdy nie powróci. Może pojawić się w innym miejscu, zmienią się pewne elementy w naszej pracy, więc trzeba być nieustannie czujnym. Czym jest piąty krok? Ni-czym innym jak dbaniem o wszystkie po-przednie cztery. Prowadzenie działań w ramach 4S powinno stać się zwyczajem w pracy. Pracownicy powinni zarezerwować sobie na to czas i systematycznie poszukiwać mudy, a następnie… pozbywać się jej. Po raz kolejny przywołam tu narzędzie Kamishibai, ponieważ ono świetnie może pomóc w tym, by pamiętać, że marnotrawstwo czai się za rogiem i systematycznie trzeba go poszukiwać. Doskonalenie przecież nie ma końca.


KORZYŚCI ZE STOSOWANIA 5S

Narzędzie 5S oprócz wszystkich przedstawionych powyżej korzyści, takich jak ograniczenie marnotrawstwa, bezpieczne i ergonomiczne stanowisko pracy czy też dobra podstawa do wdrażania standaryzacji w przedsiębiorstwie, ma jeszcze jedną ogromną wartości. Dobrze wdrożone narzędzie (to bardzo istotne!) buduje w firmie zaangażowanie i motywację pracowników. Poprzez wdrożenie 5S uczymy prostego mechanizmu ciągłego doskonalenia, które integruje, pozwala mówić tym samym językiem i przede wszystkim buduje w pracownikach aktywną postawę wobec walki z mudą.


Autor

MONIKA WIECZORKOWSKA
Konsultant i Trener LeanQ Team


Szkolenia z zakresu 5S