Blog

ZARZĄDZANIE ZAPASAMI W CZASIE PANDEMII, CZYLI WSZYSTKO SIĘ ZMIENIŁO I CO TERAZ?

Określając poziom zapasów oraz metodę zarządzania nimi, bazujemy zazwyczaj na własnym doświadczeniu. Znamy nasze realia biznesowe, potrzeby innych działów i klientów. Potrafimy przewidzieć, kiedy zapotrzebowanie wzrośnie, a kiedy będziemy w niskim sezonie i wypełnienie magazynu może być mniejsze. Określamy zapasy bezpieczeństwa w odpowiedzi na sytuacje z przeszłości w wielkości, która pozwoli nam uniknąć podobnych problemów. Wszystko to na co dzień jest skuteczne.

Czy nasze wcześniejsze działania będą skuteczne w momencie, kiedy następuje drastyczna zmiana? Czy potrafimy odpowiedzieć na sytuację, z którą nigdy wcześniej się nie spotkaliśmy? Jak zareagować na pandemię? Pozbyć się wszystkiego czy wypełniać maksymalnie magazyny?

W sytuacja takich jak tak, którą mamy obecnie na rynku, kiedy nie możemy bazować na tym, co już przeżyliśmy i z czym mieliśmy do czynienia, bo nikt z nas nie pracował w realiach globalnej pandemii, warto sięgnąć po doświadczenia innych. Pozyskać wiedzę, która pozwoli nam określić strategię działania, która będzie odpowiedzią nie tylko na potrzeby działu. Ale także całej firmy, która mogła znaleźć się w trudnej sytuacji finansowej. Nie ma dziś czasu na eksperymenty, ani miejsca na błędy. Nie warto też na siłę uwalniać wszystkich rezerw finansowych tkwiących w zapasach, bo przedsiębiorstwo, które nie ma z czego produkować, albo czym handlować, na pewno nie poprawi swojej kondycji. Jaką więc drogę wybrać?

TRZYMAJMY SIĘ FAKTÓW!

Najgorsze, co możemy zrobić to działać pod wpływem emocji. Bardzo łatwo wtedy pojąć decyzje, których skutki odczuwać będziemy jeszcze przez wiele miesięcy. Aby tego unikać najlepiej bazować na danych liczbowych, faktach, które podpowiedzą nam jak zareagować.

Analiza zapotrzebowania: to, jak zachowuje się nasz „nowy” popyt i jak odpowiadają na niego, często zmienione parametry dostaw, jest podstawą wnioskowania „bez emocji”. Należy określić częstotliwość i wielkość konsumpcji materiałów i przy pomocy tych analiz podzielić pozycje asortymentowe na grupy. Bo przecież nie mamy czasu, aby analizować każdy indeks indywidualnie. A zwłoka pogorszy jedynie naszą sytuację.

W drugiej kolejności musimy odnieść się do podaży materiałów. W wielu przypadkach oferowane nam parametry dostaw uległy już znacznemu pogorszeniu i prawdopodobne jest to, że dotychczasowi kontrahenci nie są w stanie spełnić naszych wymagań. Konieczne jest w takiej sytuacji określenie warunków brzegowych dla tych, z którymi nadal będziemy wiązać naszą przyszłość, jak i dla nowych partnerów. Nie mówimy tutaj jedynie o cenie, ale także, a może przede wszystkim, o parametrach takich jak wielkość partii, częstotliwość dostaw, terminowość, jakość i kompletność. Wszystko to będzie miało bezpośredni wpływ na poziom utrzymywanych zapasów. Nie możemy sobie pozwolić na ich zbyt wysoki poziom, bo przecież dyrektor finansowy lub główna księgowa wspominali już tydzień temu o konieczności ograniczenia wydatków.

ZMIANA STRATEGII

Jeśli zbierzemy już wszystkie dostępne LICZBY możemy zaplanować przyszłość. Jasno określić, jaki poziom zapasów jest konieczny dla utrzymania płynności produkcji, czy sprzedaży oraz to, jak najefektywniej zarządzić ich odnowieniem z użyciem dostępnych systemów informatycznych.

Dzięki zweryfikowanym w wielu przedsiębiorstwach rozwiązaniom, jesteśmy w stanie zredukować wartość materiałów na magazynach, nie ograniczając przy tym ich dostępności. Zadbać lepiej o wszystkie te parametry, które realnie wpływają na utrzymanie płynności finansowej firmy. Nie skupiajmy się jedynie na cenę zakupu, która nie jest całkowitym kosztem po stronie gospodarki materiałowej.

Wyliczyć, który dostawca oferuje nam najlepszy zestaw parametrów i to, czy na pewno nie opłaca się kupować od dostawców lokalnych omijając przedpłaty i duże partie minimalne. Kiedy wiemy już, co trzeba zrobić i mamy wizję stanu docelowego, trzeba wszystkie działania właściwie rozplanować i efektywnie wdrożyć.

JASNY PLAN!

W pierwszej kolejności musimy zadbać o wiedzę naszego zespołu. Nie możemy zapominać, że brak zrozumienia nowych rozwiązań powoduje ogromny opór przy ich wdrażaniu. Pracownicy działu mieli wypracowane przez lata sposoby działania, które doskonale znali i którym ufali. Teraz oczekujemy od nich nowego podejścia i pracy z metodami, przy których często nie są oni w stanie przewidzieć efektu swojej pracy. Duża liczba przykładów i symulacji jest w stanie zbudować pewność, że nowe koncepcje są poprawne i mogą zadziałać. Kolejna kwestia to narzędzia, z pomocą których zespół będzie pracował. Nie mówimy tutaj jedynie o dużych systemach informatycznych, ale często o dobrze skonstruowanych arkuszach kalkulacyjnych i bazach danych, pozwalających pracownikom właściwie ocenić poziom zapasów, otwartych zamówień, czy parametrów ofert handlowych. Przyspieszy to codzienną pracę i poda jednoznaczne odpowiedzi, przez które właściwie ocenimy sytuację.

Wystarczy sprawnie zarządzić postępem prac. Wizja stanu przyszłego i odniesienie jej do sytuacji obecnej wskaże działania konieczne do podjęcia. Jeśli wykorzystamy zwinne metody zarządzania projektami, takie jak ScrumLean, unikniemy przeciążenia wykonawców projektu, a jednocześnie zadbamy o systematyczny przyrost efektów.

Kluczowe może się tu okazać także, szczególnie dzisiaj, wprojektowane w tę metodę zarządzanie nastrojami członków zespołu i systematyczne wsparcie ich w przypadku występowania problemów.

WIELE PRZED NAMI!

Droga do sprawnego zarządzania gospodarką materiałową nie zakończy się za tydzień, ani nawet za miesiąc, ale jeśli oprzemy ją na solidnych podstawach analizy faktów i sprawdzonych rozwiązań, możemy doprowadzić do stanu, w którym nasza organizacja wyjdzie obronną ręką z każdego kryzysu. Nie tylko tego, z którym mamy do czynienia dzisiaj w związku z pandemią, ale i każdego następnego który niewątpliwie jest jeszcze przed nami.

ZOBACZ TEŻ

Szkolenie online Elastyczne zarządzanie zapasami w czasach turbulencji