Blog

MATRYCA KOMPETENCJI – AUDYTOWY WYMÓG CZY WARTOŚĆ DLA FIRMY?

Z zaskoczeniem spotykam się z traktowaniem matrycy kompetencji w firmach przede wszystkim jako warunku „przejścia” audytów. Jednak, czy rzeczywiście skills matrix to tylko biurokratyczny wymysł? Po to, by firma mogła otrzymać niezbędne punkty potwierdzające spełnienie oczekiwań kontrolnych? Oczekiwań zleceniodawców, którzy uważają, że dzięki temu uzyskają gwarancję jakości, terminowości i konkurencyjnej ceny dostawcy usług lub produktu.

Nie przyłączę się do chóru narzekających, że macierz umiejętności to zbędna „papierologia”, narzędzie nie dodające wartości. Takie podejście to również efekt mojego zaufania do klientów, rozumiejących istotę posiadania macierzy kompetencji. Klientów, którzy przez dziesiątki lat swoich doświadczeń, na pewno też nie bez błędów i porażek, wypracowywali macierz kompetencji, która zapewnia im spokojny sen.

DO CZEGO WŁAŚCIWIE MA SŁUŻYĆ MATRYCA KOMPETENCJI?

Przede wszystkim do zarządzania pracownikami przy bieżącej obsadzie stanowisk. Gdy zaskoczy nas niespodziewana absencja części zespołu lub potrzeba dodatkowych zasobów do pracy. Taką odpowiedź najczęściej słyszymy od liderów, którzy na bieżąco korzystają z tego narzędzia. Odpowiedz jest OK. I tylko tyle?
Dla pracowników operacyjnych ta wartość jest podstawowa, choć też niewystarczająca, by sprawnie zarządzać swoim zespołem i jego wynikami. A dla managerów? Szefom i działowi HR wartość korzystania z macierzy kompetencji powinna być zdecydowanie większa.

Skills matrix nabiera wartości, gdy stanowi punkt wyjścia do zaplanowania zapotrzebowania firmy na kompetencje nie tylko do realizacji bieżących zadań. Gdy w perspektywie miesięcy, a nawet lat trzeba zaplanować wymagane zasoby. Do czego? Od oczywistej potrzeby zastąpienia doświadczonych pracowników odchodzących na emeryturę, poprzez przygotowanie pracowników od obsługi nowego sprzętu, aż po gotowość firmy do realizacji większych zleceń czy obsługi nowych klientów.

Spotkałem się z wieloma sytuacjami, gdy matryca umiejętności nie tylko „ratowała” zarządzanie pracownikami przy niezaplanowanych nieobecnościach pracowników lub nagłej potrzebie realizacji dodatkowych zleceń. Gdy również gwarantowała spokój przy planowaniu długoterminowym, przy decyzjach o zatrudnianiu nowych pracowników na nowe kontrakty i w odpowiedzi na nowe potrzeby klientów. Gdy stanowiła istotny element budowania przewagi konkurencyjnej.

MACIERZ KOMPETENCJI TO RÓWNIEŻ WSPARCIE W PODEJMOWANIU DECYZJI O ZAPRZESTANIU ROZWIJANIA NIEKTÓRYCH UMIEJĘTNOŚCI PRACOWNIKÓW CZY NAWET „WYGASZANIU” ETATÓW.

To niekiedy zaskakuje managerów. Pojawiają się wątpliwości i pytania. Skoro mamy przygotowanych instruktorów stanowisk pracy do tych zadań, wypracowaną, efektywną ścieżkę szkoleniową ? Mamy zaprzestać rozwijać umiejętności u kolejnych pracowników, chociaż od lat efektywnie z nich korzystaliśmy?
A jednak macierz umiejętności włączona w długofalową strategię firmy „bez emocji” pokaże, jakie kompetencje i na jakim poziomie będą przydatne w przewidywalnej przyszłości. Dzieję się tak najczęściej w sytuacji, gdy nowe technologie powodują, że dotychczasowe umiejętności – tak dotąd skuteczne – nie będą już potrzebne. Może to dotyczyć prawie każdego stanowiska: od referenta i księgowej, poprzez operatora maszyn i magazyniera, aż po nauczyciela czy handlowca.

Czy to znaczy, że korzystanie z matrycy kompetencji daje argumenty managerom do szybszego zwalniania pracowników? Absolutnie nie. Mądre korzystanie z macierzy kompetencji ułatwia przygotowanie pracowników do zmiany stanowisk, zwiększenie ich zawodowej elastyczności i „przestawienie”na bezstresowe wykonywanie nowych zadań i prac.

Sama matryca kompetencji niewiele zmienia. Oczywiście porządkuje zastaną sytuację, poniekąd dokonuje inwentaryzacji posiadanych kompetencji pracowników. Prawdziwej wartości nabiera gdy stanowi element przemyślanej ścieżki rozwoju pracownika i podstawę do tworzenia spójnego programu szkoleń.

A DLACZEGO NIE WSPOMINAM O WZNIOSŁYCH HASŁACH JAK „INWESTYCJA W PRACOWNIKÓW”, „TROSKA PRACODAWCY O ICH CIĄGŁE DOSKONALENIE”, „DBAŁOŚĆ O STAŁY ROZWÓJ KADR”?

Jest to oczywiście bardzo ważne, no i ładnie brzmi, ale matryca to przede wszystkim narzędzie rozwoju pracowników, w odpowiedzi na potrzeby przedsiębiorstwa. Na potrzeby rozwoju firmy, zwiększenia konkurencyjności na rynku, zagwarantowania zasobów do realizacji kontraktów. Odważę się nawet postawić tezę, że brak mądrego wykorzystania matrycy przy programach rozwojowych pracowników może być swoistą formą „sabotażu”. Działaniem na szkodę firmy. Dzieje się tak w sytuacji, gdy managerowie chcąc docenić pracowników stawiają na rozwijanie nowych umiejętności podwładnych, ale później z nich nie korzystają. Dlaczego „sabotaż”? Bo tracą czas i pieniądze tworząc wykwalifikowanych, ale sfrustrowanych pracowników. Tych, którzy być może odnajdą się wkrótce… u konkurencji.

Na pewno niechęć do pracy z matrycą kompetencji jest w tych firmach, gdzie pracownicy – a może też ich przełożeni? – nie rozumieją, po co w ogóle skills matrix stworzyli. W takiej sytuacji macierz kompetencji to często tylko tabelka w Excelu i ładna wizualizacja poziomów umiejętności pracowników w postaci kolorowej tablicy. Zakurzonej, schowanej gdzieś za szafą i wywieszanej tylko na ….wizytę audytora.

 

ZOBACZ TEŻ

Szkolenie online: Matryca kompetencji na czas turbulencji