Gdy proponuję naszym potencjalnym Klientom – przed rozpoczęciem współpracy – przeprowadzenie operacyjnego audytu lean, zdarza się, że widzę oznaki zakłopotania. Raczej „nie wpadają w panikę”, ale zaczynają tłumaczyć się, że taki audyt to strata czasu, bo oni wiedzą, że dopiero przymierzają się do transformacji lean i nie mają wdrożonych żadnych „leanowych” metod i narzędzi. A nas zaprosili przecież, żebyśmy ich w tej transformacji lean dopiero wsparli. Nie po to, abyśmy robili lean management audyt, który miałby ocenić coś, czego jeszcze nie stosowali w organizacji. No właśnie. Czy na pewno chodzi tu o audyt lean? Bo my wcale takiego przeglądu nie proponujemy.
My też uważamy, że nie jest potrzebna diagnoza, która da odpowiedzi, które Klient zna. I które my też szybko możemy poznać już po wizycie „na gemba”.
Audyt lean czy audyt operacyjny? Czym się różnią?
Operacyjny audyt jest niezależną diagnozą, której wynikiem jest ustalenie działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych (długofalowych) lub budżetowych (krótkoterminowych) przedsiębiorstwa.
Oczywiście diagnoza taka, może dotyczyć także tylko wybranych aspektów działalności firmy czy wdrożonych, lecz nieefektywnie działających rozwiązań. Niekoniecznie związanych z metodami lean. Audyt operacyjny jest więc badaniem efektywności istniejących procesów i ma ułatwić pokazanie kierunków działań patrząc na czekające firmę wyzwania. Można go uznać za „uproszczoną” wersje audytu strategicznego.
A audyt lean? To po prostu powdrożeniowy przegląd jakości dokonanych już udoskonaleń szeroko pojętymi metodami doskonałości operacyjnej.
W dużym uproszczeniu audyt operacyjny można umiejscowić na naszej mapie drogowej na samym początku transformacji lean, gdy road map jest jeszcze pusta lub niepełna. Audyty lean zaś to stały element monitorowania efektów po wdrożeniu poszczególnych metod ze skrzynki narzędziowej lean management.
Po co i dla kogo audyt operacyjny?
Celem operacyjnej diagnozy nie jest tylko opis stanu obecnego, ale przede wszystkim wskazanie kierunku oraz uzgodnienie zakresu mapy drogowej zmian służącej osiągnięciu celów przedsiębiorstwa. Dedykowany tym, którzy stoją przed wyzwaniem znaczących zmian, nowej strategii czy ambitnego budżetu i którzy zazwyczaj dopiero zaczynają przygodę z ciągłym doskonaleniem. Dla tych, którzy chcą podjąć decyzje oparte na danych i faktach oraz zaplanować najbardziej efektywną ścieżkę osiągnięcia celów firmy w wykorzystaniem metod i narzędzi operational excellence.
Kiedy potrzebujemy audytu lean?
Audyt lean, choć wolę nazywać go przeglądem powdrożeniowym, to po prostu jeden ze sposobów utrzymania dokonanych już zmian w organizacji oraz ich ciągłego doskonalenia. Taki przegląd charakteryzuje się mocno ustandaryzowanymi zestawami pytań, kwestionariuszy czy tabeli, precyzyjnej skali ocen. Jego zadaniem jest po prostu ustalenie, czy stan obecny zgadza się z tym, czego oczekiwaliśmy projektując i wdrażając zmianę opartą o wykorzystanie narzędzi lean management. Przeglądy zazwyczaj realizowane są przez wewnętrznych audytorów lub krzyżowo wzajemnie przez pracowników organizacji.
Kiedy więc jest potrzebne wsparcie zewnętrzne? Przede wszystkim wtedy, gdy widzimy, że mimo dobrych rezultatów regularnych audytów nie osiągamy oczekiwanego stanu.
Może to oznaczać, że nasze wdrożenie wymaga udoskonalenia. I tu spojrzenie z zewnątrz, porównanie z innymi dobrymi praktykami itp. może być rozwiązaniem. Wynik audytu pokaże więc nam nie to, czy zgodnie z ustalonym standardem działaliśmy, ale czy nasz standard nie wymaga doskonalenia. Po to, by wybrać metodę najbardziej efektywną dla firmy.
Celem zarówno diagnozy operacyjnej, audytu strategicznego jak i przeglądu powdrożeniowego nie jest szukanie winnych ani skupianie się na wytykaniu błędów i niedoskonałości działań poszczególnych osób czy działów organizacji. Ocena stanu obecnego to nie koniec audytu, ale po prostu punkt odniesienia do przygotowania działań usprawniających.
Dlatego don’t panic! To tylko audyt. A po nim ciągłe doskonalenie…
ZOBACZ TEŻ
