Jak w kilku krokach zniszczyć wdrożenie programu sugestii pracowniczych?

Firmy coraz częściej oczekują od pracowników nie tylko realizacji codziennych obowiązków, ale również zaangażowania w ciągłe doskonalenie. Skutecznym i często stosowanym rozwiązaniem jest wdrożenie Programu Sugestii Pracowniczych (zwanego też Programem Kaizen lub Programem Pomysłów Pracowniczych), który definiuje zasady i proces od zgłoszenia pomysłu, poprzez jego realizację i wdrożenie. Jednakże często zdarza się, że już pierwsze próby wdrożenia programu zgłaszania pomysłów kończą się porażką. Po początkowo entuzjastycznym przyjęciu przez pracowników nowej inicjatywy następuje spadek zainteresowania i szybkie zniechęcenie uczestników. Zobaczmy więc kilka niezawodnych elementów w budowaniu i wdrożeniu programu, które sprawią, że firmowy program na pewno nie spełni oczekiwań jego twórców i skutecznie zniszczy zaangażowanie pracowników.

ZBIERAJ NIEWŁAŚCIWE POMYSŁY KAIZEN

Jeśli chcemy szybko otrzymać setki pomysłów i równie szybko zniechęcić pracowników do zgłaszania nowych, to nie powinniśmy definiować, co będzie akceptowane jako pomysł, na jakie obszary sugestia pracownika ma pozytywnie wpłynąć i jakie przynieść wymierne rezultaty. Prawdopodobnie szybko też będziemy rozczarowani, bo otrzymamy od pomysłodawców obszerną listę roszczeń, oczekiwań i wniosków, niekoniecznie dotyczących usprawnień, ale na pewno zwiększających przyjemność spędzania czasu w firmie. I zapewne będzie łączyć je jedna wspólna cecha: oczekiwanie na nieograniczony budżet na ich wdrożenie.

Jak uniknąć tego błędu? W tym przypadku rozwiązanie jest dość proste: skuteczną metodą uniknięcia takiej sytuacji jest klarowne, jednoznaczne doprecyzowanie, co będzie uznane za pomysł wdrożeniowy, a które zgłoszenia i dlaczego będą odrzucane. Managerowie chcą, żeby pomysły były mądre, a pracownik postrzega swoje otoczenie pracy tak, jak je rozumie. Trzeba więc poświęcić trochę czasu pracownikom, by przede wszystkim wytłumaczyć, czym jest mądry pomysł oraz nauczyć dostrzegać właściwe problemy (marnotrawstwo) oraz wskazać, jak mogą być one rozwiązywane. Identyfikacji problemów można nauczyć poprzez „muda walk”, a rozwiązania poprzez krótkie szkolenia czy gry symulacyjne lean management.

STWÓRZ SKOMPLIKOWANY PROCES ZATWIERDZANIA POMYSŁÓW

Przygotowując zasady programu zazwyczaj chcemy zabezpieczyć się przed błędami i ich negatywnymi konsekwencjami dla firmy. Dlatego też staramy się dorzucić różnego rodzaju „etapy” zatwierdzania pracowniczych propozycji. W efekcie mamy wieloetapowy proces decyzyjny, który już w swojej konstrukcji zakłada, że pracownik będzie bardzo długo czekał na kolejne akceptacje pomysłu do wdrożenia.

Jak więc uniknąć tego ryzyka? Może więc w ogóle zrezygnować z tworzenia procesu akceptacji? Nie, nie tędy droga – brak uporządkowanych zasad i jasnych reguł sprawi, że pracownicy będą mieli wiele uzasadnionych pretensji, poczucia krzywdy i oskarżeń o subiektywne oceny. Istotne więc, by odpowiednio wybrać osoby czy niewielki zespól decydujący o przyjęciu pomysłu do wdrożenia, a przede wszystkim doprecyzować warunki i terminy zatwierdzeń, bo często wąskim gardłem w procesie są wieloosobowe komisje i managerowie, którzy odsuwają decyzje o realizacji pomysłów, gdy nic ich do tego nie mobilizuje. Nasz program szybko stanie się fikcją, gdy tych ustalonych zasad i terminów nie będziemy przestrzegać.

A gdy elementem procesu zatwierdzania pomysłów będzie skomplikowany formularz zgłaszania pomysłów, to nasz program już na starcie może być skazany na porażkę. Skonsultujmy więc z pracownikami zawartość formularza zgłaszania pomysłów, który pozwoli im w sposób prosty opisać problem, który pracownik chce rozwiązać oraz pomysł, który ma na rozwiązanie tego problemu.

OPÓŹNIAJ ZATWIERDZANIE POMYSŁÓW

Wprowadzając program sugestii pracowniczych chcemy szybko pochwalić się sukcesem. Jak to najprościej zrobić? Sprawić, by było jak najwięcej zgłoszonych pomysłów. Satysfakcja ogromna, przyjemny widok, gdy skrzynki na Kaizeny wypełniają się karteczkami z pomysłami lub możemy radować się, gdy widzimy jak skrzynka mailowa dedykowana pomysłom pracowniczym pęcznieje od zgłaszanych wniosków racjonalizatorskich. Później zaczynają się schody, bo te wszystkie pomysły trzeba „obrobić”, a czasu brakuje i osoby dedykowane do komisji zatwierdzającej pomysły trudno oderwać od innych odpowiedzialnych spraw. Możemy mieć więc pokusę, by z zatwierdzaniem propozycji poczekać, aż znajdzie się dogodniejszy czas na spotkania zespołu i selekcję pomysłów. Ale wtedy zauważymy, że kolejne pomysły nie spływają, a pracownicy przestają już dopytywać o terminy decyzji i interesować się programem.

Co robić? Pamiętajmy, że zgłoszony pomysł to diament, ale dopiero do oszlifowania, więc zatwierdzanie pomysłów powinno być na naszej liście priorytetów wysoko, choć to dopiero początek naszej drogi, gdzie najważniejszą barierą jest zazwyczaj etap wdrażania pracowniczych sugestii.

ZADBAJ O DUŻĄ LICZBĘ POMYSŁÓW NIEWDROŻONYCH

Jeśli nie popełnimy błędów opisanych w krokach powyżej, to dość skutecznie dobrniemy do etapu realizacji pomysłów. I tutaj zaczyna się prawdziwe wyzwanie: wdrożenie pomysłu wymaga zaplanowania budżetu, zespołu wdrażającego, a przede wszystkim znalezienia czasu na jego realizację. Istotna jest tu rola lidera, który potrafi nad tym zapanować, bo w innym przypadku zamiast celebrowania sukcesu, spotkamy się z narastającą irytacją zarówno pracowników, których pomysły zostały zaakceptowane, ale nie wdrożone oraz szefów, którzy nie będą widzieli wymiernych efektów projektu.

Czy stać nas na odkładanie pomysłów do wdrożenia „na później”? Absolutnie nie. Dlatego na tym etapie „wszystkie ręce na pokład”, bo nic nie dodaje skrzydeł pracownikom tak bardzo, jak zrealizowany z powodzeniem ich pomysł doskonalący naszą firmę.

NIE DAWAJ INFORMACJI ZWROTNEJ O ODRZUCONYCH POMYSŁACH

Chętnie dzielimy się radosnymi informacjami, potwierdzeniami odniesienia sukcesu, wygranymi sprawami. Trudniej jest, gdy musimy dać informację zwrotną o sprawach, które są niepowodzeniem. I nie chodzi tylko o obawy przed reakcją niezadowolonego pracownika, ale zdarza się, że zapominamy o tym, bo skoro coś nie zostało zaakceptowane, to po co tym dalej się zajmować? Pamiętajmy jednak, że informacja zwrotna, to nie tylko pochwalenie się sukcesem, ale odpowiedź w każdej, również niezałatwionej sprawie, na którą czekają pracownicy.

Czy to jest w ogóle ważne? Dużo więcej uzyskamy, gdy racjonalnie uargumentujemy, dlaczego pomysł nie będzie realizowany, bo tym samym nie tylko okażemy szacunek do pracownika, ale i damy możliwość korekty i doskonalenia, by kolejne zgłoszenia miały szansę na akceptację.

To tylko kilka elementów programu, które mogą skutecznie „zabić” pracownicze inicjatywy – jest ich niestety więcej – ale wystarczy, byśmy uniknęli tych wyżej wymienionych, a będziemy blisko sukcesu angażowania pracowników w doskonalenie ich pracy.

ZOBACZ TEŻ

Szkolenie: Program Pomysłów Pracowniczych