To w czym uczestniczymy to nie jest „Seksmisja” Juliusza Machulskiego. To nie jest tak, że „jutro to dziś tylko, że jutro”. Przyszłość i scenariusze kryzysowe realizują się tu i teraz, na naszych oczach. Już nie możemy powiedzieć, że nas to nie dotyczy, że „nasza chata z kraja „, że to inni mają problemy. Dziś, ci inni to my. To nasze Rodziny, nasi współpracownicy, nasze firmy i nasi Klienci. Albo podejmiemy wyzwanie i staniemy się podmiotem zmiany, albo…… Bo Dzisiaj to Jutro, tylko, że Dzisiaj!
Na kryzys na szczęście mamy narzędzia, na szczęście znamy metody. Bo Lean jest prosty, chociaż nie jest łatwy. Lean jest prosty, bo używa prostych narzędzi i zdroworozsądkowego podejścia w usuwaniu problemów w drodze do osiągnięcia efektywnego przepływu wartości. Tym właśnie jest metoda MAKIGAMI. Dzisiaj w wersji 2.0 wariant Corono.
System lean MAKIGAMI – kolejna dalekowschodnia koncepcja filozoficzna?
Tak macie prawo zapytać. Nie, Nie! Nic bardziej błędnego! Wywodzące się z Japonii MAKIGAMI jest stosunkowo nową (po raz pierwszy zastosowana w 1996 roku w Fujico) metodą usprawniania procesów. To, co odróżnia ją od innych, wcześniej zdefiniowanych metod to jej kompleksowe podejście do usprawniania w drodze identyfikacji oraz eliminacji nie dodających wartości działań w procesach przebiegających przez wiele działów, angażujących wiele, często rozproszonych czy rozdzielonych, zespołów. MAKIGAMI poprawia współpracę między nimi eliminując myślenie „silosowe”. Wizualizując przebieg procesu identyfikuje zbędne działania, wskazuje miejsca występowania nieefektywności. A co najważniejsze, gdzie inne metody mapowania procesów kończą swoją rolę definiując stan przyszły, tam MAKIGAMI idzie dalej koncentrując się na jego efektywnym i szybkim wdrożeniu. Zwłaszcza w wersji 2.0.
Metoda MAKIGAMI 2.0 świetnie sprawdzi się w środowisku administracyjnym, usługowym, serwisowym, czy biurowym. W końcu stamtąd się wywodzi. Tam gdzie produktem częściej jest informacja niż rzecz materialna tam MAKIGAMI nie ma sobie równych. Co więcej, jest metodą na tyle uniwersalną, iż poradzi sobie również w środowisku produkcyjnym i około produkcyjnym. Czyli wszędzie tam gdzie nie pojawia się fizycznie produkt. Już nie można postawić zarzutu: „ale my nie jesteśmy fabryką, ten cały VSM jest nie dla nas, my zajmujemy się ludźmi a nie samochodami”. Nie można ponieważ metoda wywodzi się z obszaru usługowego. Więc może i produkcja będzie mogła nauczyć się czegoś nowego? Czegoś idealnego na dzisiejszą sytuację.
Mapowanie MAKIGAMI lean 2.0 jest proste, choć nie jest łatwe. Dosłownie oznacza rolkę (maki) papieru (kami) i często właśnie rolki papieru używało do wizualizacji badanego procesu. Dziś posłużymy się raczej dokumentem współdzielonym, na którym nasze rozproszone, często pozostające w „home office” (czy nawet kitchen-office ) zespoły mapować będą proces będący podstawą ich uważności.
Co powinno się znaleźć na e-rolce Makigami 2.0?
Po pierwsze wszystkie działania w nim występujące przypisane do osób je wykonujące. Linia po linii, działanie po działaniu. Po drugie zestawienie wszystkich kanałów informacji przekazujących informacje pomiędzy etapami procesów jak i wykaz dokumentów i zbiorów danych w nim występujących. Każdy mail, każdy raport. Wszystko. Po trzecie: analiza czasowa i wskaźnikowa. Czas przetwarzania, czas czekania, ilość przekierowań pracy. Sekunda po sekundzie. Po czwarte: identyfikacja problemów. Co przeszkadza, co nie ułatwia, co zwyczajnie wkurza. Cztery główne elementy. Inaczej mówiąc: Aktorzy naszego procesu, ich działania, czas i sposób, w jaki się to wszystko dzieje oraz wszystkie problemy jakie po drodze napotykają nasi bohaterowie.
Używając kolorowych e-post-it’ów, dokumentujemy stan aktualny, bieżący obraz naszego procesu nie ulegając naturalnej pokusie natychmiastowego jego poprawiania. Jest to kluczowe aby przed przystąpieniem do usprawniania rzetelnie i uczciwie opisać aktualny przebieg procesu. Aktualny, a nie ten z dokumentacji procesowej zdeponowanej gdzieś w archiwum. Zwłaszcza, że wiele naszych firm już zaczęło zmiany a ich aktualne procesy nijak mają się do opisu rzeczywistości „A.D. 2019, grudzień”.
Nie zgadujemy! Jeśli czegoś nie jesteśmy pewni to „go & see” – „idź i zobacz!”. Nie wahamy się użyć stopera, kamery, diagramu spaghetti (OK, to zostało z wersji 1.0 😉 ) Przede wszystkim: rozmawiamy z ludźmi, z rzeczywistymi aktorami naszego procesu. Telefony w dłoń plus wideo spotkania. Może nawet w ten sposób możemy odbyć nasze wirtualne „e-go & see”?
Po co to wszystko skoro czas jest kluczowy?
Po pierwsze wszystkie działania w nim występujące przypisane do osób je wykonujące. Linia po linii, działanie po działaniu. Po drugie zestawienie wszystkich kanałów informacji przekazujących informacje pomiędzy etapami procesów jak i wykaz dokumentów i zbiorów danych w nim występujących. Każdy mail, każdy raport. Wszystko. Po trzecie: analiza czasowa i wskaźnikowa. Czas przetwarzania, czas czekania, ilość przekierowań pracy. Sekunda po sekundzie. Po czwarte: identyfikacja problemów. Co przeszkadza, co nie ułatwia, co zwyczajnie wkurza. Cztery główne elementy. Inaczej mówiąc: Aktorzy naszego procesu, ich działania, czas i sposób, w jaki się to wszystko dzieje oraz wszystkie problemy jakie po drodze napotykają nasi bohaterowie.
Używając kolorowych e-post-it’ów, dokumentujemy stan aktualny, bieżący obraz naszego procesu nie ulegając naturalnej pokusie natychmiastowego jego poprawiania. Jest to kluczowe aby przed przystąpieniem do usprawniania rzetelnie i uczciwie opisać aktualny przebieg procesu. Aktualny, a nie ten z dokumentacji procesowej zdeponowanej gdzieś w archiwum. Zwłaszcza, że wiele naszych firm już zaczęło zmiany a ich aktualne procesy nijak mają się do opisu rzeczywistości „A.D. 2019, grudzień”.
Nie zgadujemy! (OK, to zostało z wersji 1.0 ) Przede wszystkim: rozmawiamy z ludźmi, z rzeczywistymi aktorami naszego procesu. Telefony w dłoń plus wideo spotkania. Może nawet w ten sposób możemy odbyć nasze wirtualne „e-go & see”?
Po co to całe lean mapowanie Makigami wszystko skoro czas jest kluczowy?
Identyfikacja czynności nie dodających wartości oraz analiza czasowa elementów procesu pozwoli nam wskazać nieprawidłowości i słabe punkty bieżącego sposobu działania oraz określić kierunek, w którym powinien zmierzać nasz proces, jego stan przyszły. Bo to jest właśnie kolejny krok: zbudowanie mapy stanu przyszłego. Oczywiście nie możemy zapomnieć, że „jutro to dziś!”. A więc im szybciej zwizualizujemy i następnie wprowadzimy w życie nasz stan przyszły tym lepiej. Dla nas, dla naszych, współpracowników, firm, dla naszych Klientów.
Które czynności powinny zostać wyeliminowane bo są zbędne lub pozostają w sprzeczności z aktualnymi wytycznymi bezpieczeństwa? Jakie kanały informacji, i które dokumenty powinny być używane skoro podstawowym medium stała się sieć internetowa? Ile razy powinno następować przekazanie pracy gdy oprócz nas z naszego laptopa korzysta nasza dwójka dzieci w e-szkole? Że co? Że niezgodne ze standardami bezpieczeństwa? Powiedzcie to wirusowi!
Bo w metodzie MAKIGAMI 2.0 nie projektujemy idealnego pit-stop’a. Tutaj chodzi o super efektywną sztafetę. Nie o SMED a o FLOW. O SUPER_FLOW!
Potem zostaje już tylko pogrupowanie zidentyfikowanych zakłóceń, przydzielenie ich do zespołów roboczych i …….. rozpoczęcie działania. Tu i teraz. Natychmiast!
Czy rolkę e-papieru można zwinąć i schować do archiwum? Absolutnie nie! Niech wisi tam w naszym wirtualnym pokoju gdzie spotykać się będą zespoły robocze na okresowych przeglądach podjętych działań, wdrożonych usprawnień, wyeliminowanych marnotrawstw. Taki e-SCRUM Lean J dla zespołów rozproszonych. No ale to już zupełnie inny temat…..
Co wyróżnia system Makigami lean 2.0 od innych metod mapowania procesów?
To czas. Czas samego mapowania: od kilku godzin do kilku dni, oraz czas wdrożenia stanu przyszłego: już nie zakłada się jego osiągnięcia w przeciągu zaledwie 100 dni. Stan przyszły to jutro! Osiągany stopniowo. Po drodze, nawet zlecenie, po zleceniu widać będzie efekty. Im bliżej tego stanu tym proces będzie efektywniejszy, komunikacja skuteczniejsza, przepływ bardziej płynny. Krótszy czas przejścia, mniej transferów między biurkami (oddalonymi dziś tak bardzo od siebie) i działami (tak bardzo rozproszonymi), mniej błędów na wyjściu i w końcu wzrost wartości (lub tylko jej utrzymanie co dla wielu jest dziś prawdziwym wyzwaniem!). To w końcu za tą wartość, i tylko za nią klienta chce nam zapłacić.
Makigami to również nazwa zwojów z zapisem misji, jakie w średniowiecznej Japonii otrzymywali ninja rozpoczynający swe misje. Przypadek? Nie sądzę! Skoro ninja radzili sobie z makigami poradzimy sobie i my. Bo czas już nie jest wyzwaniem. Wyzwaniem jest odległość a z tą poradzi sobie Metoda MAKIGAMI 2.0.
ZOBACZ TEŻ
Szkolenie Mapowanie procesów usługowych – ONLINE
