Brak materiałów do produkcji to jeden z tych problemów, które potrafią sparaliżować firmę z dnia na dzień. W odpowiedzi wiele organizacji idzie w drugą skrajność – buduje wysokie zapasy „na wszelki wypadek”, zamrażając kapitał i komplikując planowanie. Co ciekawe, oba te zjawiska bardzo często mają to samo źródło: sposób, w jaki podejmowane są decyzje zakupowe i planistyczne. Poniżej podzielę się wybranymi odpowiedziami na pytanie: Dlaczego nawet dobrze wdrożony system ERP nie gwarantuje dostępności materiałów oraz jakie elementy procesu zaopatrzenia decydują o tym, czy produkcja faktycznie ma z czego pracować?

Dlaczego materiały „nie przychodzą na czas” mimo, że system wszystko liczy?

W wielu firmach dział zaopatrzenia korzysta z systemów MRP, które – przynajmniej w teorii – rozbijają zapotrzebowanie na wyroby gotowe na materiały, uwzględniają zapasy, czasy dostaw i generują propozycje zakupowe. System działa poprawnie… dopóki rzeczywistość nie zaczyna odbiegać od danych. A to dzieje się bardzo często.

Najczęstszy problem nie leży w samym systemie, lecz w danych i parametrach, na których system się opiera.

Nieaktualne czasy dostaw, niepełne struktury materiałowe (BOM), opóźnione raportowanie zużycia czy „uproszczenia” typu backflush powodują, że system przestaje nadążać za rzeczywistym przebiegiem procesu. Efekt?  Plan wygląda dobrze na ekranie, a materiału na hali… nie ma.

Czas dostawy to nie tylko to, co obiecał dostawca

Jednym z częściej pomijanych elementów planowania jest fakt, że

Lead Time dostawy nie kończy się w momencie przyjazdu ciężarówki.

Przyjęcie dostawy, kontrola jakości, kompletacja i zwolnienie materiału do produkcji to realne etapy procesu, które zajmują czas – czas, którego często nie ma w systemie. Jeśli ten „czas po dostawie” nie jest uwzględniony w parametrach planistycznych, produkcja formalnie ma materiał „na papierze”, a faktycznie nie może go jeszcze użyć.

Dlaczego zapas nie rozwiązuje problemu (na długo)?

Naturalną reakcją na niestabilność dostaw jest zwiększanie zapasu. To działa… do momentu, w którym: zapas zaczyna się starzeć, zmienia się zapotrzebowanie, rosną koszty magazynowania, a problemy z dostępnością wcale nie znikają.

Zapas nie jest rozwiązaniem systemowym. Jest skutkiem decyzji: o sposobie zamawiania, częstotliwości dostaw, minimalnych partiach (MOQ), metodzie sterowania przepływem materiałów oraz jakości danych w systemie.

Kiedy system Kanban ma sens w zaopatrzeniu?

W środowiskach o dużej zmienności i problemach z aktualnością danych, klasyczne planowanie MRP bywa niewystarczające. Jednym z rozwiązań jest materiałowy system Kanban, który opiera się na: rzeczywistym zużyciu, wizualnym monitoringu stanów, stałych wielkościach opakowań i bieżącej kontroli terminowości, jakości i kompletności dostaw.

Kluczowe jest jednak to, że Kanban nie działa sam z siebie. Wymaga: właściwie dobranych poziomów zapasów, znajomości możliwości dostawców i ciągłego monitorowania zmienności popytu i dostaw.

Bez tego staje się tylko kolejną „techniką”, która nie przynosi efektów.

Zaopatrzenie to proces, nie składanie zamówień

Jednym z najczęstszych błędów jest traktowanie zaopatrzenia jako funkcji wykonawczej: „system wygenerował – zamówiłem – dalej to już nie mój problem”. Tymczasem realna odpowiedzialność zaopatrzenia obejmuje: jakość danych, dobór metody sterowania przepływem materiałów, parametry planistyczne, monitorowanie realizacji dostaw oraz reakcję na odchylenia. Dopiero takie podejście pozwala ograniczyć zarówno braki materiałowe, jak i nadmierne zapasy.

P.S. Zapewne nie znalazłeś tu odpowiedzi na wiele pytań. Nie pozyskałeś też wiedzy jak podejmować decyzje zakupowe i planistyczne w oparciu o dane i jak dobierać metody sterowania przepływem materiałów. I na pewno nie nabyłeś umiejętności pracy z systemem ERP jako narzędzie stabilizacji zakupów operacyjnych w całym łańcuchu dostaw. Dlatego powstał nowy kurs stacjonarny „Certyfikowany Specjalista Zakupów i Zaopatrzenia” , który już w maju poprowadzi Joanna Czerska